Guía para el diseño y elaboración de proyectos

Cabe advertir que antes de iniciar la tarea de elaboración de un proyecto se ha pasado por la fase de selección de proyectos, de acuerdo con las prioridades establecidas desde un punto de vista político y técnico.

La elaboración de un proyecto consiste esencialmente en organizar un conjunto de acciones y actividades a realizar, que implican el uso y aplicación de recursos humanos, financieros y técnicos, en una determinada área o sector, con el fin de lograr ciertas metas u objetivos.

Los proyectos suelen atender problemas sectoriales, pero en su elaboración deben responder a una doble inserción:

- en el área en donde el mismo se realiza, y

- en un sistema de proyectos que debería constituir el programa de ejecución a realizarse dentro de un determinado ámbito o sector.

Otro aspecto conexo al anterior que se ha de tener en cuenta es «la consolidación del proyecto»: se trata de que éste no sea sólo un momento y conjunto de actividades, sino pauta de un proceso que dé continuidad a una acción basada en el principio de experiencias progresivas.

Guía para el diseño y elaboración de proyectos

Como unidad del proceso de programación, la elaboración de un proyecto comporta una serie de tareas y aspectos principales. Se explicarán en sus aspectos esenciales teniendo en cuenta principalmente los rubros que debe contener el documento de presentación del proyecto.

En este contexto de explicación se supone que en el diagnóstico ya se hizo una caracterización socio-económica dela región o comunidad, que se establecieron los objetivos, se eligió una alternativa y se dispone de una cierta cantidad de recursos.

Esquema fundamental del documento de presentación de un proyecto

1. Denominación del proyecto

La denominación del proyecto se hace de una manera sintética, mediante un título que indica aquello de que se trata (organización de un curso de educación de adultos, construcción de un camino, creación de un centro social, etc.)

Además se hace referencia a la institución, agencia u organismo responsable

De su ejecución, o bien indicando al patrocinante del mismo.

Si el proyecto fuese parte de una constelación de proyectos es menester hacer referencia al programa de que forma parte.

El objetivo principal de la denominación es el de poder identificar el proyecto.

2. Naturaleza del proyecto

Para explicitarla naturaleza de un proyecto -conjunto de datos que hace a la esencia del mismo- es necesario desarrollarlos siguientes aspectos:

a. Fundamentación.

La fundamentación de un proyecto se hace explicitando dos cuestiones principales:

- por qué se hace: origen de la idea o necesidad que lo origina, incluyendo datos del diagnóstico que fundamenta la necesidad de realizarlo.

- para qué se hace: indicación del destino del proyecto y de los objetivos y finalidades que se pretenden alcanzar con la realización del mismo. Se trata de especificar el objetivo principal y los objetivos complementarios.

Todo proyecto adquiere su pleno significado a partir de una clara definición o reconocimiento de los objetivos a alcanzar. Una clara definición del objetivo principal y de los objetivos complementarios es garantía de una buena ejecución. Los objetivos complementarios en algunos casos son pasos para alcanzar o consolidar el objetivo principal, en otros casos se trata de objetivos que se derivan del hecho de alcanzar el objetivo principal.

b. Servicios que prestará el proyecto

Consiste en indicar la magnitud o volumen de servicios que se espera prestar con la realización del proyecto, especificando la población que será atendida o beneficiada o el área que abarcará.

c. localización física del proyecto

La localización consiste en determinar el área en donde se ubicará el proyecto;

esta localización se hace a un doble nivel:

- macrolocalización; esto es, la ubicacióf1 geográfica del proyecto inmediato

dentro del área: zona, conjunto rural, etc.

- microlocalización, identificando dentro del conjunto el sector o barrio en donde se desarrollará el proyecto.

En uno y otro nivel, la localización se presenta en el documento a través de mapas y de otros complementos gráficos.

3. Determinación de las actividades y tareas a realizar

La realización de un proyecto se va concretando por la ejecución secuencial e integrada de diversas tareas. Esto implica que en el proyecto se ha de indicar de manera concreta y precisa el conjunto de las diferentes actividades que hay que realizar para alcanzar los objetivos propuestos. Para ello hay que explicitar la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas, de modo tal que el encadenamiento de las mismas no sufra desajustes graves, que influyan negativamente en la realización del proyecto.

La determinación de actividades a realizar, en cuanto organización, ordenación y coordinación en el tiempo y en el espacio de todas las tareas que hay que realizar para el logro de los objetivos del proyecto, comporta los siguientes aspectos:

- especificación e inventario de las actividades a realizar

- sincronización de las diferentes actividades

- distribución de tales actividades en unidades periódicas de tiempo insertas en la secuencia operativa, donde se señala la fecha de inicio y la fecha de término de las actividades.

- curso progresivo o trayectoria que permite fijar la dinámica del proyecto en función del volumen y ritmo de operaciones

- indicación de los recursos humanos y demás insumos involucrados en cada operación.

4. .Especificación de las técnicas a utilizar

Para la realización de cada una de las actividades existe una -y en algunos casos varias- técnicas que pueden utilizarse.

Cuando existe un solo procedimiento para llevar a cabo una actividad, de lo que se trata es de usar esa técnica de la manera más eficaz posible. Pero cuando existe una gama de técnicas alternativas el problema que se plantea es el de seleccionar una de las técnicas. Ahora bien, si hay que seleccionar entre diversas técnicas, lo que debemos tener bien claro son los criterios de selección de técnicas. En esto, evidentemente, subyacen elementos extra-técnicos de carácter ideológico-político. La técnica es instrumental, la intencionalidad con las que se las usa, depende de un marco claramente ideológico-político; la elección de una u otra técnica alternativa comparte razones estrictamente técnicas con aspectos de forma que dependen de razones ideológicas-políticas.

Desde nuestra perspectiva, tres son los criterios principales de selección de técnicas:

. participación: si la participación es el centro de la concepción y de la práctica del desarrollo de la comunidad, se ha de otorgar prioridad a la utilización de técnicas que promuevan o faciliten la máxima participación de la gente.

. productividad: las técnicas utilizadas deben ser productivas-en relación a los objetivos y metas que se proponen. Dicho en términos más rigurosos:

se trata de lograr la optimización de las relaciones «objetivos-metasinstrumentos- medios», para lo cual hay que, minimizar el valor de los instrumentos utilizados por unidad de objetivo logrado,

o bien, «maximizar el valor del objetivo por unidad de los instrumentos utilizados»

. adecuación: no toda técnica se puede utilizar en cualquier circunstancia.

Las situaciones concretas condicionan la selección de técnicas; en

este punto, la importancia es «tener sentido de la realidad»; esto es, un

pragmatismo capaz de captar una realidad concreta y actuar teniendo en

cuenta los condicionamientos y posibilidades de esa misma situación.

5. Cálculo de los costos de ejecución

La realización de un proyecto supone siempre unos costos. Un proyecto que no haya previsto recursos es una propuesta irrealizable.

El análisis y cálculo de los costos debe efectuarse especificando y clasificando cada uno de los rubros. No bastan cifras globales, hay que discriminar los costos.

Los costos directos se relacionan directamente con el proyecto, o, para ser más precisos, con la prestación del servicio propiamente tal; por su lado, los costos indirectos son los que corresponden a los servicios complementarios

para que pueda prestarse.

Para la determinación de un costo se consideran tres elementos:

.los diversos factores que lo componen;

.la cantidad usada de cada uno de los factores;

.el valor o precio de cada uno de los factores.

6. Determinación de los recursos necesarios

Todo proyecto requiere para su realización de una serie de recursos (bienes, medios, servicios, etc.). Cuando se elabora un proyecto suelen distinguirse cuatro tipos de recursos: humanos, materiales, técnicos y financieros.

Humanos: Para ejecutar cualquier tipo de proyecto hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas. Esto significa especificar la cantidad de personal, las cualificaciones requeridas y las funciones a realizar. Cuando la índole del proyecto así lo requiera, hay que indicar la necesidad de capacitar los recursos humanos que exige la realización del proyecto.

Materiales: Indicando las herramientas, equipos, instrumentos, etc., necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Técnicos: Estableciendo, además, las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a utilizar.

Financieros: Sobre la base de cálculos de ejecución antes indicados, se realiza una estimación de los ingresos posibles, con indicación de las diferentes fuentes: presupuesto ordinario, subvenciones, pago del servicio por los usuarios, crédito (externo o interno), etc.

Hay que establecer, asimismo, la forma en que se irán obteniendo los recursos,

asegurando el ritmo de operación del proyecto, de modo que haya una permanente nivelación entre gastos e ingresos.

7. Asignación de recursos por actividad

Se trata de expresar en términos numéricos y de manera anticipada las disponibilidades financieras que son necesarias para realizar cada una de las actividades.

8. Determinación de los plazos: calendario de actividades

La duración de las actividades es un elemento esencial en la elaboración del proyecto. La principal manera de incorporar el «cuándo» en un proyecto es el de establecer un plazo o serie de plazos para realizar determinadas actividades.

Para esto, la utilización de un diagrama de avance o diagrama Gantt puede ser de gran utilidad para programar el conjunto de actividades. El diagrama Gantt

sirve para tener una visión del conjunto de las actividades a realizar, el momento en que debe iniciarse cada operación y la duración de las mismas.

Una forma más compleja - pero más técnica - es la utilización de un grafo

PERT o CPM.

Medición de resultados

Los criterios de evaluación que nos propone Briones se reducen a cinco cuestiones principales, unas utilizadas con más frecuencia que otras:

a. Logros: se refiere a la medición de los efectos producidos por el programa; es decir, de su cuantificación en términos de alguna unidad de medida.

b. Eficiencia: se trata de la productividad del programa. En este sentido, relaciona los esfuerzos o insumos empleados (financieros, humanos, administrativos, de tiempo, etc.), con los resultados obtenidos, sean éstos de naturaleza cuantitativa o cualitativa. La evaluación de productividad se puede realizar en términos comparativos, ya sea con otros programas alternativos, con sectores del mismo programa o con el cumplimiento de las diversas metas que se han de formular en él.

c. Calidad: hace referencia a la evaluación de los resultados cualitativos, que es uno de los aspectos más difíciles de evaluar.

d. Persistencia: muchos programas se proponen conseguir modificaciones durables en las personas, ya sea en sus actitudes, niveles y tipos de conocimientos, conductas específicas, etc. La evaluación debe apreciar en qué grado se cumple esta meta adicional.

e. Impacto: el impacto de un programa se refiere a la ponderación de la importancia relativa de los resultados en comparación con la magnitud total del problema con el cual se relaciona.