Las funciones administrativas
Las cuatro funciones administrativas son:
La Planeación. Selecciona y define políticas, procedimientos y métodos. (Las políticas sirven para indicar la estrategia general por medio de la cual se lograrán los objetivos, los procedimientos son más específicos y se refieren a cómo debe realizarse una serie de tareas; cuándo y por quien, el método se le llama a la descripción de cómo debe realizarse un paso del procedimiento.) En éste ámbito se debe tomar en cuenta una disciplina llamada " Toma de Decisiones " (ver más adelante)
La organización. Determina las actividades y le pone un orden al asignar las autoridades, los coordinadores y las responsabilidades.
La dirección. Se guían y supervisan los esfuerzos dirigidos al logro de metas. Esto incluye funciones formativo-educativas.
El control. Se establecen estándares, se comparan los resultados reales con los estándares y se aplica la acción correctiva. En otras palabras se evalúa el funcionamiento y se aplican los correctivos que se necesiten.
Para proyectar un negocio se necesita:
Planeación estratégica. En donde se definen el objetivo principal y los subobjetivos del negocio además de analizar las oportunidades y peligros al exterior del negocio; y las debilidades y potencialidades al interior del negocio.
Estudio de mercado. (Ver más abajo).
Estudio Técnico. El Estudio Técnico demuestra si el proyecto es o no técnicamente factible, tomando en cuenta: Materias primas, Localización general y específica del proyecto, dimensionamiento o tamaño del lugar productivo y Estudio de ingeniería del proyecto.
Estudio Financiero. El estudio financiero tiene como finalidad aportar una estrategia que permita al proyecto allegarse los recursos necesarios para su implantación y contar con la suficiente liquidez y solvencia, para desarrollar ininterrumpidamente operaciones productivas y comerciales. El Estudio Financiero aporta la información necesaria para estimar la rentabilidad de los recursos que se utilizarán, susceptibles de compararse con la de otras alternativas de inversión.
Evaluación del proyecto. La evaluación tiene por objetivo determinar hasta que punto las carácter{isticas del proyecto corresponden a los patrones de uso óptimo económico, en las diferentes situaciones del contexto general.
Los aspectos importantes a evaluar son:
- Principales indicadores financieros.
Diferencia entre activo circulante y pasivo circulante.
Capacidad de pago que tiene la empresa, obtenida al dividir el activo disponible entre el pasivo circulante a corto plazo.
Vigilancia de clientes por cobrar que se contabiliza al dividir los ingresos de operación entre el importe de las cuentas por cobrar a clientes.
La Tasa de rendimiento que se calcula dividiendo la Utilidad Neta, entre el Capital Contable y es significativa para saber la rentabilidad de la inversión total de los accionistas.
- Principales indicadores económicos.
- Indicadores de evaluación social.
Creación de empleos totales
Costo por empleo generado.
El estudio de mercado
El estudio de mercado tiene como finalidad, medir el número de individuos, empresas u otras entidades económicas que, dadas ciertas condiciones, presentan una demanda que justifica la puesta en marcha de un determinado proyecto de producción o servicios, en un periodo determinado; sus especificaciones y el precio que los consumidores están dispuestos a pagar.
A través del estudio de mercado se determina bajo qué condiciones se podría efectuar la venta de los volúmenes previstos, así como los factores que podrían modificar la estructura comercial del producto o servicio en estudio, incluyendo la localización de los competidores y la distribución geográfica de los principales centros de consumo.
En el estudio de mercado deberá considerarse el análisis de al menos los siguientes aspectos:
Producto.
Plaza. Es el lugar o región que se identifica como mejor opción para ofrecer el producto o servicio. En él se toman en cuenta dos aspectos:
Demanda del producto. Es la cuantificación de la necesidad real o psicológica de una población, es decir, cuantas personas podrían estar o están verdaderamente interesadas en nuestro producto, considerando nivel de ingresos, demanda actual, demanda potencial, tamaño y crecimiento del mercado, hábitos de consumo, gustos y preferencias y precio.
Oferta del Producto. Es la cantidad del bien que todos los que lo producen, colocan en el mercado para ser vendido, es decir, contra quien se compite para poder vender el producto. La Oferta es afectada por la capacidad de producir que se tenga, la localización geográfica, la aparición de nuevos competidores, innovación en los bienes, creatividad en la venta, etc.
Precio. El análisis de precios se realiza tomando como referencia la unidad usual en el mercado(kilogramo, litro, tonelada, metro, pieza, etc.) Se deberán identificar los precios por área geográfica, tipo de negocio, tendencia histórica (cómo se han comportado en el pasado, al alza o a la baja). Los precios, además de contener los diferentes costos de producción, comprenden los costos correspondientes a los canales de comercialización empleados en la distribución y venta de los productos.
Un precio se calcula con:
Costos de Producción directos.
Materia Prima
Mano de obra
Costos de producción indirectos.
Gastos de:
Administración
Venta
Distribución
Producción
Publicidad
Valor de reposición de los activos
Margen de Ganancia.
Promoción (Comercialización) Es el conjunto de actividades que los oferentes realizan para lograr la venta de sus productos.
Se vuelve muy práctico para el manejo de estrategias el tener la conciencia de cuál es el orden de prioridades en las necesidades de un consumidor y el plantear cual sería una manera de que nuestro producto suba en el orden de prioridades del consumidor y si el caso es que el consumidor ya necesita el producto, cómo hacer para que lo concientice.
El análisis de la demanda.
El análisis de la demanda tiene por objeto demostrar y cuantificar la existencia, en ubicaciones geográficamente definidas, de individuos o entidades organizadas que son consumidores o usuarios actuales o potenciales del bien o servicio que se piensa ofrecer.
En un sentido restringido del término, ese análisis está ligado a la capacidad de pago de los consumidores. (la falta de estudio serio de este aspecto es lo que hace tronar todos los pequeños negocios que son impulsados gubernamentalmente y luego abandonados a su suerte.)
Es muy importante al hacer un estudio de demanda, evitar el forzar la investigación para que llegue a justificaciones preestablecidas y forzar las conclusiones para que coincidan con los supuestos iniciales. Para esto es necesario una disciplina de metodología de investigación.
Para todo estudio de demanda es necesario abarcar tres temas: El volumen de la demanda prevista para el período de vida útil del negocio, la parte de esa demanda que se espera sea atendida por el negocio, teniendo en cuenta la oferta de otros proveedores , y los supuestos o armado hipotético que son utilizados para fundamentar las conclusiones del estudio.
Un estudio estadístico que describa la evolución de la demanda en un lapso de tiempo determinado, sirve para hacer un seguimiento sistemático del comportamiento de dicha demanda, por lo que se hace necesario el manejo de conceptos de probabilidad y estadística.
Probabilidad y Estadística
Estadística. Es la disciplina que tiene por objeto de estudio el procesamiento de toda la información relativa a un fenómeno o hecho determinado.
Ese procesamiento implica tres momentos:
- Recopilación de datos.
- Análisis de los datos mediante una organización y graficación de los mismos.
- Deducción de soluciones viables que implican una selección de alternativas según lo pretendido.
Muestra. Es el conjunto de seres, objetos, acciones o situaciones que forman parte de un universo, sobre el cuál pueden averiguarse características comunes atribuibles a toda una población.
Población. Es todo aquél conjunto de elementos, sean seres, objetos, acciones o situaciones sobre los cuales pueden realizarse averiguaciones, consultas o mediciones que permitan determinar características comunes que se pretende deban tener los elementos.
Datos. Es la denominación que se atribuye a todo elemento que permite caracterizar o describir un hecho o fenómeno.
Frecuencia. Es el número que indica las veces que un dato se repitió.
Cómputo. Es el valor numérico que determina el total de aciertos obtenidos frente a una situación o hecho.
Rango. Es el valor numérico que resulta de la diferencia que se establece entre el cómputo mayor y el cómputo menor de una serie de datos.
Intervalo. Es el valor numérico que determina la cantidad de todos los cómputos que quedan contemplados dentro de dos valores extremos.
Media aritmética. Es la medida de tendencia central, mas conocida como PROMEDIO, que se caracteriza por determinar dentro de una serie de datos, el dato promedio de ésta.
La fórmula de método corto para obtener la Media Aritmética es:
MA = SX / N
La fórmula de método largo para obtener la Media Aritmética es:
MA = Sfdi / N + MS
S=suma
SX= suma de todos los datos
f= frecuencia
d=desviación
i=intervalo
N= número de casos
MS= media supuesta.
Mediana. Es la medida de tendencia central que se caracteriza por identificar dentro de una serie de datos a aquel que se localiza exactamente a mitad de ésta, una vez que se ha ordenado ascendente o descendentemente.
Moda. Es la medida de tendencia central que tiene como finalidad detectar dentro de una serie de datos el que se obtiene con mayor frecuencia.
La moda, la mediana y la media aritmética, son llamadas MEDIDAS DE TENDENCIA CENTRAL.
Probabilidad. Es la cuantificación que determina el que un evento ocurra o no, lo cual se establece siempre como una razón entre el número de puntos muestras favorables sobre el número total de puntos muestras posibles.
Esto lo da la fórmula P:
P Cómputo. Es el valor numérico que determina el total de aciertos obtenidos frente a una situación o hecho.
P(?)= NF/NP
P= probabilidad
(?)= nombre del evento
NF= número de casos favorables
NP= número de casos posibles
Ejemplo: Una moneda se lanza una vez. (Esto es el espacio muestral)
P(de que caiga águila) = 1/2 = .50 = 50%
Principio Secuencial de Conteo (PSC). Si un suceso puede ocurrir de m maneras y un segundo suceso puede presentarse de n formas, entonces la secuencia de los dos sucesos, uno a continuación del otro, puede ocurrir de m x n maneras.
Por ejemplo: el número de formas en las cuales se pueden seleccionar dos cartas, una después de la otra, de una baraja de 52 es 52 x 51 = 2652, ya que la primera carta puede elegirse en 52 formas, mientras que la segunda puede seleccionarse de 51 maneras.
Principio Secuencial General de Conteo (PSGC). Si un suceso puede ocurrir de m maneras, un segundo puede presentarse de n maneras, un tercer suceso ocurre de r maneras, y así sucesivamente, entonces la combinación de sucesos puede ocurrir de m x n x r x . . . . maneras.
Ejemplo: con esto se puede calcular una cantidad de cartas en cadena en esquema de árbol ramificado.
Permutaciones. Es el número total de combinaciones posibles de ciertos elementos dentro de un orden definido
Teoría de probabilidades. Es la disciplina que tiene como finalidad cuantificar los fenómenos de tipo aleatorio.
Toma de Decisiones
Antes de tomar una decisión de un plan de acción se deben cumplir tres faces: Diagnóstico, descubrimiento de alternativas y análisis.
El descubrimiento de alternativas depende un diagnóstico cuidadoso.
Un diagnóstico debe tener conciente los objetivos y a partir de ahí identifica los principales obstáculos para lograrlos, teniendo claros los factores de la situación que no pueden cambiarse. Esto afecta el diseño de las posibles soluciones a los problemas. El diagnóstico también debe buscar las maneras para evitar bloquear las alternativas de solución.
Para el descubrimiento de alternativas , el uso de técnicas de creatividad son útiles.
El análisis, lo que hace es comparar los posibles cursos de acción y escoge una de las alternativas
Un método que confía en la cuantificación de todos los factores y que se ha encontrado que es útil en la toma de decisiones es la de la de la investigación de operaciones .
La Investigación de Operaciones. Esta investigación cuantifica todas las variables implicadas y construye un modelo matemático.
Un modelo matemático es el recurso que permite representar simbólicamente todos los posibles resultados correspondientes a un fenómeno aleatorio. Para esto es útil el manejo de permutaciones.
Algunas técnicas matemáticas útiles para la Investigación de Operaciones son: El cálculo, La teoría de probabilidades, la teoría de las colas, la teoría de los juegos, el método MonteCarlo y la programación lineal.
Terminología de Contabilidad útil para La Evaluación del Proyecto:
Activo: conjunto de cosas que posee la compañía.
Activo circulante: conceptos de activo con que se comercia, esto es, que están dentro del circuito efectivo-recursos-productos-efectivo.
Activo fijo: conceptos de activo utilizados para poner a la compañía en condiciones de operación pero que no son, en sí mismos, objeto de comercio.
Pasivo: Conjunto de adeudos de la compañía.
Capital contable: deuda total de la compañía hacia sus accionistas.
Pasivo circulante: deudas de la compañía con vencimiento a un año o menos.
Pasivo fijo: Deudas de la compañía que no tienen vencimiento en el término de un año.
Balances horizontales: Activos y pasivos que figuran uno frente al otro.
Balances verticales: Conceptos de activo y pasivo presentados uno debajo del otro.
Utilidad: es como se llama a la ganancia en contabilidad
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